Leitfaden ERP-Umsatzsteuerkodierung
Aufgrund sich ständig verändernder Geschäftsvorgänge und sich schnell ändernder EU-Bestimmungen ist es sehr wichtig, dass grenzüberschreitend tätige Unternehmen stets die korrekte ERP-Umsatzsteuerkodierung anwenden. Stimmt die Umsatzsteuerkodierung nicht, generieren die Systeme falsch ausgestellte Rechnungen und Bestellungen. Diese systembedingten Fehler können zu großen Problemen mit Steuerbehörden, Lieferanten und Käufern führen und ernste Konsequenzen für den Cashflow von EU-Unternehmen haben.
Probleme mit ERP-Systemen wurden mit der Einführung neuer Bestimmungen in der EU immer akuter. Die meisten Unternehmen, die Dienstleistungen in der EU kaufen und anbieten, müssen ihre ERP-Umsatzsteuerkodierungen überprüfen und an die geänderten Gesetze anpassen. Werden die Änderungen nicht berücksichtigt, entsprechen die Umsatzsteuernummern strukturell nicht den Vorschriften. Die ERP-Umsatzsteuerkodierung ist und bleibt ein äußerst wichtiges Thema für Unternehmen, die in Europa Waren kaufen und verkaufen.
Damit die Umsatzsteuer von Ihren ERP-Systemen korrekt behandelt wird, ist es erforderlich, eine umfassende Analyse der Umsatzsteuertransaktionen und der Umsatzsteuercodierung durchzuführen.
Welche Schritte sind zu unternehmen?
Prüfung der Transaktionen
Überprüfen Sie die relevanten durchgeführten Transaktionen (Verkäufe, Einkäufe und Bewegung eigener Güter) und erstellen Sie eine Tabelle, in der relevante Informationen wie „gesendet von“, „gesendet an“ etc. aufgeführt sind.
Analyse der Transaktionen
Analysieren Sie die bestehenden Transaktionen und entwickeln Sie ein geeignetes Format zur Prüfung der Transaktionen im Unternehmen. Danach ist die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung für jede Transaktion zu bestimmen. Bekannte künftige (oder mögliche) Transaktionen können hinzugefügt werden, damit die Compliance von vornherein sichergestellt ist. Möglicherweise müssen aufgrund von Gesetzesänderungen Umsatzsteuerregistrierungsprofile im Rahmen dieser Analyse geprüft werden.
Vergleich der bestehenden und der erforderlichen Nummern
Um die Bereiche aufzuzeigen, in denen Veränderungen stattfinden müssen, sind die als erforderlich erachteten Identifikationsnummern und die bestehenden ERP-Umsatzsteuernummern zu vergleichen.
Umsetzung der Änderungen von Umsatzsteuernummern in Ihrem ERP-System
Nachdem die erforderlichen Änderungen der Tabellen mit den Umsatzsteuernummern ermittelt worden sind, können diese zur Gewährleistung der Umsatzsteuer-Compliance umgesetzt werden. Nachdem die Änderungen durchgeführt wurden, sollten die neuen Nummern getestet und die Mitarbeiter geschult werden.
Regelmäßige Kontrolle Ihrer Position
Es sollte ein Verfahren eingerichtet werden, das bei der Verwaltung neuer Transaktionen oder Änderungen der Umsatzsteuergesetzgebung zum Einsatz kommt. Umsatzsteuernummern sind dynamisch und können von Gesetzesänderungen betroffen sein. Es ist sehr wichtig, dass Unternehmen Unterstützung in Anspruch nehmen und sicherstellen, dass sie bezüglich Gesetzesänderungen auf dem Laufenden sind. Werden Änderungen bei den Geschäftspraktiken vorgenommen oder neue Waren oder Dienstleistungen hinzugefügt, sollte die Analyse dieser Transaktionen regelmäßig kontrolliert werden.
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